Maximiser la performance professionnelle avec des stratégies de gestion de projets inspirées des Jeux Olympiques et Jeux Paralympiques 2024

Les Jeux Olympiques et les Jeux Paralympiques 2024 représentent un événement mondial majeur, exigeant une planification minutieuse, une exécution impeccable, une communication maîtrisée et une gestion efficace des ressources, de la préparation à l’exécution, avec une contrainte forte et immuable la cérémonie d’ouverture, alias le lancement ou Go-Live en gestion de projet.

Ces défis offrent une source d'inspiration précieuse pour les praticiens de la gestion de projets, en particulier dans le domaine du consulting. Les principes et stratégies employés pour organiser cet événement peuvent être transposés à la gestion de projets en consulting IT et non-IT, transformant le consultant en un véritable athlète de l'esprit.

1. Planification stratégique : la vision olympique

Définition des objectifs :

Tout comme les organisateurs des JO définissent des objectifs clairs et précis pour chaque aspect de l'événement, les consultants doivent établir des objectifs en adéquation avec les enjeux et mesurables pour leurs projets.

Cette clarté oriente les efforts et garantit la réussite.

Programme, roadmap et phases :

L'organisation des JO est un chantier d’envergure, requérant la conduite d’un grand nombre de projets, de natures différentes (infrastructures, logistiques, événementiel, communication…), interdépendants et, parfois extra dépendants (i.e. projets dépendant de facteurs externes ou s’inscrivant dans une stratégie exogène aux JO), comme ceux de l’assainissement de la Seine ou l’optimisation de la circulation qui sont portés par la stratégie « Mieux Vivre à Paris », enjeu de la ville de Paris au-delà des JO.

Un véritable programme, nécessitant une gestion coordonnée et traduite en roadmap pour avoir une vue d’ensemble des principales phases et jalons des différents projets et suivre le franchissement des étapes clés tout au long de la chronologie du chantier.

2. Gestion des ressources : le modèle olympique

Tout au long des phases préalables au lancement des JO, le chantier doit maîtriser un panel conséquent d’acteurs : sponsors, politiques, collectivités, fournisseurs publiques et privés, ligues ou clubs sportifs, usagers des villes accueillant des épreuves…

Contraintes, disponibilités, parties prenantes ou détracteurs, influenceurs sont autant de leviers à considérer et orchestrer pour éviter brouhaha, confusions ou erreurs stratégiques pouvant nuire l’atteinte des objectifs intermédiaires et finaux.

Lors de la phase des JO, le panel d’acteurs s’étend et se complexifie, avec de nouvelles contraintes et nouveaux enjeux inhérents à leur rôle dans l’événement : athlètes, bénévoles, services de sécurité…

Allocation des ressources :

En phase de mise en œuvre, le déroulement des Jeux Olympiques nécessite une gestion complexe des ressources humaines (organisateurs, bénévoles, acteurs de la sécurité, athlètes et spectateurs) et matérielles (infrastructures, médias, transports…), pour une exécution sans accrocs des épreuves.

Les consultants peuvent appliquer ces mêmes principes pour optimiser l'allocation des ressources dans leurs projets, en s'assurant que chaque ressource est utilisée au maximum de son potentiel et au bon moment.

Optimisation des équipes :

À l'instar des équipes olympiques, constituées pour maximiser les talents individuels et collectifs, les équipes projet doivent être structurées de manière à tirer parti des compétences de chaque membre, en œuvrant sur la complémentarité optimum des talents.

3. Gestion du changement et adaptabilité : les défis des JO

Réactivité aux imprévus :

Les JO doivent gérer ou avoir la capacité de gérer des situations imprévues : changements météorologiques, panne majeure de ressources matérielles, atteinte à la sécurité des personnes… L’identification et la pondération de la probabilité des aléas ou imprévus au travers d’une gestion de risque est une activité essentielle pour le chef de projet : anticiper, avoir des plans de secours ou de mitigation des risques pour ce qui a pu être imaginé en amont, mais aussi apprendre à être flexible et adaptatif face aux changements impromptus pour garder le cap en limitant les impacts sur les objectifs fixés.

Communication efficace :

La communication entre les parties prenantes est cruciale pour la réussite des JO : maintenir l’alignement et maîtriser les interdépendances, éviter la désorganisation ou l’insatisfaction des acteurs face à des impacts mal anticipés ou non communiqués. Les consultants doivent également développer des compétences de communication solides pour gérer les attentes et les changements de projet et maintenir l’adhésion et la confiance des parties prenantes tout au long du projet.

4. Performance et évaluation : les critères olympiques

Mesure de la performance :

Les performances des athlètes aux JO sont évaluées selon des critères précis. De même, les consultants doivent définir des indicateurs clés de performance (KPI) pour évaluer la réussite de leurs projets. Ces KPI permettent de mesurer l'avancement et d'identifier les domaines nécessitant des améliorations.

Retour d'expérience :

Analyser les succès et les échecs des JO permettra d'améliorer l’organisation de futurs événements de cette envergure. Les consultants doivent également intégrer les expériences vécues pour affiner leurs processus de gestion de projets, assurant une amélioration continue.

Pour conclure

L'organisation des Jeux Olympiques 2024 à Paris offre ainsi des leçons précieuses pour les consultants en management de projet, en matière de stratégies de planification, gestion des ressources, gestion du changement.

En s’inspirant de cet événement comme modèle de réussite, les consultants peuvent atteindre de nouveaux sommets de performance professionnelle, en maximisant leur efficacité dans la gestion de projets complexes.

Inspirons-nous de l'Esprit Olympique pour devenir des athlètes de l'esprit, prêts à relever tous les défis professionnels avec succès.