Une gestion de projet réussie demande des conseils applicables et précis. Plongez au cœur de notre expertise  : nous vous dévoilons les éléments indispensables pour un livre blanc en gestion de projet qui fasse vraiment la différence.

(crédit: photo de Tirachard Kumtanom)

Les livres blancs en gestion de projet promettent souvent des miracles… mais vos projets méritent mieux que des solutions toutes faites ! Découvrez pourquoi adapter vos méthodes et miser sur les soft skills font toute la différence.

En tant qu’experts en gestion de projet, nous nous intéressons régulièrement aux livres blancs publiés.

Si certains sont très intéressants, d’autres semblent avoir été écrits pour des gestionnaires de projet vivant dans un monde lisse, où tout se déroule comme prévu. Mais, dans notre quotidien, où les imprévus sont aussi fréquents que les e-mails non lus, ces documents n’apportent que rarement de réponses pratiques aux besoins des chefs de projet, surtout lorsqu’il s’agit d’adapter les approches aux spécificités de chaque environnement.

Chez d²X, voici ce que nous attendons d’un bon livre blanc :

• De la flexibilité : des approches qui s’adaptent à chaque projet, en tenant compte du secteur, de la taille du projet et des particularités de l’organisation.
• Une adaptation au contexte : un éclairage sur l’importance de comprendre et adapter ses méthodes aux besoins spécifiques de chaque projet.
• De l’objectivité : des analyses neutres, qui ne cherchent pas à vendre une solution, mais à offrir des conseils adaptés aux défis réels des chefs de projet.
• Des retours d’expérience réalistes : des études de cas honnêtes, avec des projets qui rencontrent des difficultés et des solutions concrètes pour les surmonter.
• Un focus autour des soft skills : des conseils sur la communication, la gestion des conflits et le leadership, compétences essentielles pour mener à bien un projet.
• Des auteurs spécialistes de la gestion de projet, ayant une véritable expérience de terrain, capables d’en retirer de vrais enseignements et … de sédimenter leurs acquis pour nous en faire bénéficier.
• Des recommandations pratiques : des outils et des pratiques directement utilisables demain sur nos terrains, plutôt que des théories abstraites.

1. Un manque de flexibilité dans la gestion de projet

L’un des problèmes récurrents des livres blancs est leur approche souvent trop généraliste. Chaque projet a ses particularités : la culture d’entreprise, la maturité des équipes, les méthodologies… Appliquer une seule et même approche, sans prendre en compte ces facteurs, est une erreur couramment rencontrée.

Beaucoup suggèrent une approche standard alors que la gestion de projet requière au contraire une grande souplesse et nécessite d’adapter l’approche et la méthodologie au contexte.

Notre conseil :  préférez les écrits contenant des recommandations personnalisées, capables de s’adapter aux particularités du secteur et du client. Des exemples concrets d’adaptation de méthodes selon les besoins spécifiques des clients. En effet, gérer un projet dans une start-up dynamique n’est pas la même chose que dans une multinationale à l’organisation structurée. Une gestion de projet efficace repose sur la capacité savoir ajuster ses méthodes pour qu’elles soient parfaitement adaptées aux ressources et aux objectifs du projet.

2. Une orientation trop commerciale

Nombreux sont les livres blancs cachant un objectif de promotion d’une solution technologique ou d’une offre méthodologique spécifique. Restons vigilants face aux dérives de l’Inbound Marketing, où des ouvrages à contenu cachent une approche commerciale qui prend le dessus sur la qualité des conseils fournis.

Notre point de vigilance :  veillez à l’impartialité dans le contenu. En tant que guide éclairant à destination des chefs de projet, le libre blanc doit rester neutre et fournir des solutions qui ne sont pas dictées par des intérêts commerciaux.

3.  L’absence de retours d'expérience concrets

Les études de cas "parfaites" que l’on retrouve souvent dans les livres blancs, où tout se passe comme sur des roulettes, manquent cruellement de crédit.

Dans la réalité, les projets sont rarement exempts de problèmes : retards, dépassements de budget, désalignement des parties prenantes....

Notre conseil : inspirez-vous auprès de livres blancs s’appuyant sur des retours d’expérience honnêtes, exposant factuellement les difficultés rencontrées en les illustrant d’exemples vécus et proposant des solutions concrètes pour les surmonter.

4. Une évocation superficielle des soft skills

Si la maîtrise des méthodologies et outils de gestion de projet est indispensable, les compétences techniques ne suffisent pas à garantir la réussite d’un projet. En réalité, c’est souvent dans les soft skills que réside la clé du succès. Les gestionnaires de projet doivent être des médiateurs, des négociateurs et des leaders capables de maintenir la cohésion de l’équipe, de gérer les attentes des parties prenantes, et de résoudre les conflits. Pourtant, les livres blancs se concentrent souvent uniquement sur les aspects techniques, oubliant que la gestion d’équipe, l’empathie et la communication sont tout aussi importantes.

Notre vision : concentrez-vous sur les contenus consacrant un chapitre conséquent aux soft skills, et particulièrement à la résolution des problèmes complexes, le sens de la négociation, l’intelligence émotive, la prise de décision intuitive, le sens de la négociation ou la flexibilité mentale.

N’oubliez pas que le chef de projet via son leadership doit être capable d’interagir dans des environnements humains complexes avec des contraintes souvent très fortes.

5. Des auteurs non spécialistes de la gestion de projet

Les auteurs de livres blancs ne sont pas toujours des experts du thème abordé et … on peut même trouver des éditions rédigées par des experts en marketing ou autres. Leurs connaissances théoriques et bibliographiques sont souvent fournies et fiables, mais en l’absence d’expériences vécues, leurs conseils s’avèrent très éloignés des problématiques que les chefs de projet doivent affronter quotidiennement.

Notre point de vigilance : privilégiez les livres blancs rédigés par des experts en management de projet, qui illustreront leurs conseils par des exemples concrets issus de leurs expériences.  Les enseignements tirés de situations vécues sont les plus pertinents pour transformer votre propre expérience de chef de projet.

6. Une gestion du changement souvent négligée

Sachant qu’environ 70 % des projets échouent ou ne parviennent pas à atteindre pleinement leurs objectifs lorsqu'ils n'incluent pas une approche structurée de gestion du changement, il est difficilement imaginable qu’un livre blanc sur la gestion de projet ne mentionne pas ou se contente d’effleurer la conduite du changement.

Destinée à préparer, soutenir et impliquer les parties prenantes tout au long de la transformation, sa négligence peut entraîner des résistances internes, voire des échecs probants.

Notre point d’attention :  le chef de projet jouant un rôle clé pour convaincre et influencer le sponsor à intégrer dans le périmètre du projet un volet dédié à la conduite du changement, soyez critiques si le livre blanc n’évoque pas la stratégie de conduite du changement comme levier de succès et réduction des risques.

7. Un outillage projet, un levier important à prendre en considération

Beaucoup de livres blancs sur la gestion de projet traitent de manière trop légère la question des outils. Souvent relégué en fin de document, l’outillage est vu comme un simple « bonus » plutôt qu’un élément stratégique. Les avantages sont à peine évoqués, et rares sont ceux qui expliquent comment un bon outillage peut réellement soutenir le pilotage de projet. Résultat : on passe à côté d’opportunités majeures en termes de gain de temps, de communication simplifiée et de collaboration plus fluide.

Notre recommandation : assurez-vous de la présence d’un chapitre dédié à l’outillage. En effet, s’appuyer sur des outils dédiés facilite le pilotage et surtout favorise la collaboration entre les équipes. Tout comme les sujets relatifs à l’intelligence artificielle, au innovations technologiques qui vont révolutionner le quotidien des chefs de projets, doivent être explorés.

Conclusion

Source d’enseignement précieuse pour approfondir son expertise, les livres blancs doivent toutefois être considérés avec discernement et esprit critique quant à la valeur de leur contenu.

Chez d²X, nous vous recommandons de privilégier les documents rédigés par des experts, riches en retours d’expériences et illustrations concrètes et mixant bibliographie, référentiels, et bonnes pratiques rapidement applicables au quotidien, dans la vraie vie.

Merci à Mariam, Djamel, Pascal et Amandine pour l'article !