La réunion de suivi #1
Le chef de projet est soumis à de nombreuses interactions et sollicitations. Celles-ci arrivent à tout moment, en toutes circonstances, et de la part de toutes les parties prenantes.
C’est normal ! C’est même bien. Le contraire devrait inquiéter.
Ces interactions sont la preuve que vous êtes, en tant que Chef de Projet, reconnu comme point central. Pourtant, le Chef de Projet peut se sentir démuni si ces flux de communication ne sont pas structurés dans des instances.
Les instances de projet, qu'est-ce que c'est ?
Les réunions de suivi de projet développent l’esprit d’équipe, le partage de la connaissance, et permettent la bonne circulation des informations.
Les participants d’une réunion de suivi de projet doivent donc appartenir à un noyau permanent ciblé. Ce noyau est établi dès de le départ ; il fait partie du plan de projet et de la section communication.
Ces participants doivent être en lien avec la décomposition du projet :
- Ils sont nommés à la constitution de l’équipe de projet,
- Ils sont en cohérence avec la liste de livrables (ex : logiciels, infrastructures, procédures) ou de familles d’activité (développements, tests).
Les participants couvrent ainsi complètement le périmètre, même s’ils ne sont pas encore impliqués dans le projet.
- Il est important de réunir des participants ayant formellement des responsabilités :
- Au départ sur le plan de projet
- Dans leur rôle dans la réunion de projet
Ils seront donc habilités à se voir attribuer des actions
Quelques conseils :
- Limitez votre réunion en nombre : de 5 à 7 personnes maximum.
- Constituez une équipe homogène
- Evitez les consultants, les clients du produit
- Evitez les présences honorifiques de manager
- La présence du PMO n’est pas forcément nécessaire, il existe d’autres canaux de communication ou instances
- Gardez en tête que chacun doit avoir le même statut, les mêmes droits et les mêmes devoirs
Quand faut-il se réunir ?
Il est conseillé de se réunir régulièrement dans le cadre d’une réunion hebdomadaire ou bi-mensuelle. Ex : les lundis matin, à 10h00, toutes les deux semaines. Cette régularité permet de donner un rythme en lien avec la durée du projet et ses échéances.
Ainsi, cela obligera chacun des participants à avoir quelque chose à dire et à se poser des questions en amont de la réunion, cela force l’impulsion !
Attention à ne pas organiser des réunions trop longues : 1h à 1h30 maximum. Au delà les participants se déconcentrent et surtout, cela devient cher !
Bien que cela ne soit pas toujours possible, essayez de garder une salle de réunion fixe : cela permet de laisser un planning, un poste de travail et de projection, etc...
A suivre : le déroulement d'une réunion de suivi de projet.