Il est important d’avoir un fil conducteur, qui sera repris de réunion en réunion. Le compte-rendu peut être un bon moyen pour cela. Celui-ci va servir d’agenda, et va permettre de s’assurer que tous les sujets sont bien couverts.

Pour chacun des sujets (par son participant responsable), les techniques classiques de suivi et de contrôle de projet sont déroulés :

• Quel avancement (délai, coût, qualité) au regard du planning?
• Quel traitement des actions en cours ?
• Quels événements (difficultés, changements) ?
• Quelles nouvelles actions, à qui ? pour quand ?

Le chef de projet pourra ensuite communiquer les annonces issues du CoPil (décisions, changements) permettant ainsi à l’équipe de s’inscrire dans la stratégie globale du projet.

Enfin, un tour de table permet de détecter des éventuels nouveaux sujets à aborder au delà de l’agenda.

La conduite de la réunion

Conduire une réunion de suivi, c’est la rendre efficace.

Pour cela, il est indispensable de faciliter l’expression des responsables des activités/livrables du projet. Cela permet de :

• Vérifier la compréhension des uns par les autres
• Faire participer tout le monde, y compris ceux qui ont une personnalité plus faible et qui n’osent pas prendre la parole par leur propre initiative.

Pour cela, il est indispensable de faciliter l’expression des responsables des activités/livrables du projet. Cela permet de :

• Cibler les impacts et les dépendances entre les sujets
• Visualiser comment une ressource peut en aider une autre

La transversalité d’un projet mène à la motivation, l’adhésion et la fédération des énergies. Ainsi, chacun se sent concerné et écoute les autres.

Au passage, attention la gestion du temps ! Au-delà de 8 minutes par sujet, la résolution des difficultés peut devenir compliquée. Ceci doit être l’objet d’une réunion de travail à organiser.

Enfin, n’hésitez pas à partager votre ressenti : êtes-vous confiant ? inquiet ? en colère ? N’oubliez pas de mettre en avant les succès, cela met en valeur les intervenants et donne le sentiment d’avancer dans la bonne direction.

CONCLUSION

Sur le plan purement pratique, nous retiendrons que :

• L’organisation de la réunion se fait à l’image de celle du projet, et surtout en lien avec le produit qui sera réalisé par celui-ci.
• Le suivi de l’avancement se fait par rapport aux références de base

Toutefois, le chef de projet n’est pas seulement l’organisateur mais aussi le facilitateur de la réunion. Celle-ci est alors l’occasion de fédérer, ressentir et motiver les équipiers. Même si ce rôle peut demander une forte concentration, je le trouve passionnant. Nous sommes bien là au cœur du métier de Chef de Projet...