Nos spécialistes dressent la liste des signes précurseurs d'un projet qui risque de finir en crise et livrent une compilation de bonnes pratiques permettant de surveiller l’état de santé de votre portefeuille de projets.

L’apparition des symptômes

Pour nos experts en pilotage, les composantes d’un projet les plus promptes à engendrer une crise sont : le planning, le budget, la qualité, l’équipe projet.

Pour chacune, il est indispensable d’identifier la dérive, d’en analyser la cause afin de pouvoir y remédier ou maîtriser leur impact. Il est également essentiel d’identifier et suivre, tout au long du projet, les sujets en adhérence – amont et avale – qui peuvent influer sur la maîtrise de ces composantes.

1- Le planning

Le respect des délais est un essentiel dans le pilotage du projet : il répond d’une part à un enjeu métier (échéance interne ou réglementaire) et contribue également à la maîtrise des composantes budget et qualité.

Un retard par rapport au calendrier initial peut être le signe de problèmes sous-jacents qui nécessitent une attention immédiate : mauvaise estimation initiale de la charge, ressources insuffisantes, problèmes techniques imprévus ou encore modifications du périmètre.

Tous les retards ne représentent pas nécessairement un risque de crise : les retards à détecter sont ceux impactant durablement le chemin critique du projet.

L’identification claire des phases ou tâches critiques pour les jalons clés et le suivi ad ’hoc de ces dernières est par conséquent une clé indispensable à contrôler.

Le projet et son planning sont des objets mouvants. Il est donc normal que ces éléments fluctuent au rythme des éventuels événements externes ou réarbitrages. Ce ne sont pas les replanifications qui sont à éviter, mais la fréquence avec laquelle les jalons essentiels (chemin critique, livraison ou MVP, …) bougent : c’est en effet ce dernier point qui est symptomatique d’une non- maîtrise.

Trois points d’attention sont à garder à l’esprit :

• les « indicateurs pastèque » : ne suivre que le respect des grandes étapes peut empêcher de détecter une prise de retard lente et cumulative.
• le pilotage en mode « pompier » permettant à certains individus avides de se positionner en sauveurs du dernier instant, faisant fi des contraintes et process.
• la fréquence des retards annoncés lors des comités de pilotage ou de suivi.

2- Le budget

Le non-respect du budget, ou les demandes incessantes de « rallonges », sont une deuxième catégorie de composante à suivre de près pour repérer un risque de départ en crise.

Un budget régulièrement en dépassement peut signifier que l’enveloppe initiale était sous-estimée (en cas de mauvaise compréhension des besoins, de mauvaise analyse d’impacts ou de changement de périmètre en cours) ou que les ressources ne sont pas utilisées efficacement (effort versus valeur de chaque tâche projet).

La surveillance et le contrôle des dépenses sont indispensables dans la gestion du budget. Si le suivi des dépenses est insuffisant, cela peut entraîner une mauvaise compréhension des sources de dépenses et de la manière dont il contribue à la progression du projet. Cela peut également rendre difficile l’identification des domaines où des économies peuvent être réalisées.

L’épuisement prématuré des fonds est un autre signe clair qu’un projet est en difficulté. Si l’argent est épuisé avant que le projet ne soit terminé, cela peut signifier que le budget a été mal géré ou que les coûts ont été sous-estimés. Cela peut également indiquer que le projet est confronté à des problèmes majeurs qui ont nécessité des dépenses supplémentaires.

Enfin, une gestion financière inadéquate peut entraîner des dépenses non contrôlées. Cela peut être le résultat d’une mauvaise planification, d’une mauvaise communication ou d’une mauvaise surveillance des dépenses. Si les dépenses ne sont pas bien gérées, cela peut rapidement entraîner un dépassement de budget et mettre le projet en crise.

Le point d’attention pour cet axe tourne autour de l’estimation du Reste à Faire qui devra être objectif et confronté à la réalité des dépassements déjà subis.

3- La qualité

Les erreurs et les défauts peuvent entraîner des retards, augmenter les coûts et nuire à la réputation du projet et de l’organisation.

Les attentes en matière de qualité doivent être clairement définies dès le début du projet.

Cela comprend la définition des normes de qualité, la compréhension des attentes des parties prenantes et la mise en place de processus pour assurer la qualité tout au long du projet.

4- L'équipe projet

Trois biais sont à surveiller pour cette composante : la performance de l’équipe, la qualité de son delivery, et… les postures individuelles.

Performance

Qualité

Tracer l’activité entrante et sortante de l’équipe au travers d’outils dédiés doit permettre d’évaluer l’efficacité de l’équipe au travers d’indicateurs comme des volumes de demande ou d’incidents, des délais de prise en charge et de traitement…

Postures individuelles

Ce biais pourrait être nommé : « A qui profite la crise » ou « Qui peut alerter dans un régime de terreur »…

Les sociologues ont remarqué qu’il y a, dans les grandes organisations, des individus qui « vivent » ou se révèlent en période de crise. Quoi de plus excitant en effet qu’une cellule de crise sur un projet ? On est en ligne directe avec le grand patron pour faire le point tous les matins à 8h, l’organisation est remise à plat et les niveaux hiérarchiques n’existent plus.. Sans avoir le soupçon préalable, il faut repérer dans les équipiers ceux qui fonctionnent plus à l’adrénaline qu’à l’engagement.

Les managers et sponsors sont également concernés par les postures et doivent permettre à leurs équipes d’exprimer leur vérité.

En revanche, ces composantes doivent être interprétés au regard d’un contexte afin de dissocier nettement les situations anormales d’une situation.

Conclusion

Vous vous retrouvez dans cette situation et aimeriez de l’aide pour y voir plus clair ? Contactez d²X !

Merci à nos experts Franck Legrand, Jean-Pierre Pourre, Bruno Chatorrier et Gonzague pour leur contribution à cet article.