Définir la mission du PMO n'est pas chose aisée, tant la mission peut varier en fonction du client et en fonction du contexte. Les activités d'un PMO comprennent la surveillance, le contrôle et la gestion des projets de son portefeuille. Il peut avoir la charge de composer les bonnes équipes et de définir le processus pour évaluer en continu son portefeuille, son projet.

Il existe plusieurs «types» de PMO :

A- PMO Projet

Le PMO Projet a pour principale mission de maintenir le planning pour le compte de la direction de projet. Le PMO fait chaque semaine le tour des équipes (voire plus souvent à certains moments du projet), pour collecter l'avancement et les restes à faire. Attention toutefois à ne pas interférer avec le rôle de chef de projet : le PMO alerte le chef de projet lorsqu'une tâche dérape, mais n'a en principe pas l'autorité pour challenger les restes à faire.
Une autre fonction généralement assignée au PMO au sein d'un projet est la collecte des indicateurs et la préparation des rapports de situation.

B- PMO Support

La mission principale du PMO Support est de fournir aux projets les outils de pilotage, avec bien entendu le support et les formations si nécessaires. Les outils de pilotage sont très variables (Excel, MSProject, Outil maison etc....).
Le PMO Support peut avoir un rôle intéressant à jouer dans l'harmonisation des pratiques de pilotage de projet, en mettant à disposition des chefs de projets différents modèles, en fonction de l'outil.
Au sein d'un très grand programme, le PMO Support peut jouer un rôle de coordinateur entre les différentes équipes en s'assurant notamment bon déroulement des réunions de coordination et d'avancement.

C- PMO Département

Le PMO Département, ou "Entité" est en charge du reporting au top management : il consolide les rapports de chaque projet pour en faire un rapport de synthèse. Au préalable, il faut avoir défini un modèle standard de rapport de projet, avec un ensemble d'indicateurs communs à tous les projets ; ces indicateurs peuvent être quantitatifs (tels que l'avancement calculé selon les règles de la valeur acquise) et / ou qualitatifs, selon le niveau de maturité de l'organisation. On y retrouve souvent un indicateur synthétique de santé du projet, sous forme de smileys, de feux tricolores ou de météos.

D- PMO Stratégique

Le PMO Stratégique intervient en amont, dans le choix des projets. Les ressources dont disposent une DSI n'étant pas illimitées, il est fondamental de savoir identifier et prioriser les projets à lancer. Le PMO Stratégique fournira au management l'outillage nécessaire pour gérer un portefeuille de projets. Il est nécessaire de disposer de critères à la fois quantitatifs (coût, charge, durée...) et qualitatifs (besoin métier priorisé, exigence réglementaire, ...).

Ces différents niveaux d'intervention peuvent être regroupés en un seul et même poste en fonction du contexte client.

Muguette SIRY