Mise en place d'un portefeuille projet
L’une des premières conséquences, pour le responsable du SI, est la difficulté à collecter des informations homogènes lui permettant de maîtriser son portefeuille de projet et ainsi de gérer la capacité à faire de ses équipes.
Vous aurez donc compris les nombreux intérêts qu’apportent la mise en œuvre d’un outil de gestion de portefeuille projet.
Parmi les principaux, nous retrouvons :
- La maîtrise du portefeuille de projet (mais aussi des activités hors projet de type MCO et support fonctionnel en fonction du mode d’organisation de l’entreprise),
- La standardisation et la centralisation de l’information,
- L’organisation et la planification de l’activité de l’équipe et par conséquent de la capacité à faire,
- La mise en visibilité de l’alignement de la roadmap des projets avec le schéma directeur de l’entreprise à moyen terme (vision 2 à 4 ans),
- L’automatisation de la production de reporting prédéfinis (tableau de bord d’avancement, fiche projet, flash report hebdomadaire, ...) tout en évitant de multiplier les supports de collecte d’informations,
- La fourniture d’éléments factuels facilitant la prise de décision (priorisation, arbitrage, ...)
- L’identification des écarts entre la planification et la réalisation.
- Une meilleure maitrise budgétaire, du reste à faire et de la valeur acquise,
- La possibilité de piloter les projets majeurs par les risques et de suivre les plans d'actions associés.
Avant de se lancer dans la création de ce portefeuille, un travail de standardisation doit être mené. Il ne faut pas négliger cette phase car il s’agira de déterminer le vocabulaire de référence qui devra être utilisé par tous les intervenants.
Il est ensuite nécessaire de (re)définir les bases d’une méthodologie projet commune à l’ensemble des parties prenantes en identifiant :
- Les phases clés d’un projet
- Par exemple : opportunité, lancement, préparation, réalisation, recette, mise en production et finalisation.
- Les livrables « incontournables » qui devront être produits durant ces 7 phases,
- Les critères de passage des 7 jalons majeurs
Enfin, dernière étape et non des moindres, le recensement de l’ensemble des informations qui devront être collectées pour que l’outil fonctionne...
A SUIVRE !