Une entreprise doit constamment se renouveler en mettant en œuvre des projets qui lui permettent de rester compétitive sur le marché. Décider quels projets soutenir dans le cadre du cycle budgétaire annuel est un vrai défi.

Quelle est la valeur ajoutée d'un PMO dans la gestion d'un portefeuille de projets ?

Le PMO facilite ces décisions en mettant en œuvre :

• Un processus agréé des revues de portefeuille,
• Des modèles standardisés pour capturer l’essence des projets : sponsor, résumé du projet, coût, date cible, priorités, effort en jours/homme, retour sur investissement matériel et immatériel, impact en cas de non mise en œuvre, pays impactés, etc.,
• Une plateforme pour la collecte de l’information sur les projets avant leur initialisation (ex. sur SharePoint avec des formulaires sur mesure),
• Un processus de la validation des données saisis,
• L’agrégation de l’information pour les décideurs de l’entreprise.

Le PMO est garant de l'adéquation budget/portefeuille de projets. Il accompagne la direction dans ses prises de décision.

Quelques exemples de questions pour définir les projets à lancer ou poursuivre :

• Quels sont les projets de l’année précédente qui doivent continuer ?
• Quels sont les projets de l’année précédente à abandonner (manque de ROI, évolution du marché, projet échoué, etc.)
• Est-ce qu’il y a des régulations à implémenter ? Si c'est le cas, c'est un projet obligatoire
• Est-ce que le projet s’aligne avec une des axes stratégiques de la direction ?
• Est-ce qu’il y a des projets « quick win » ?
• Côté ressources humaines : est-ce que les compétences requises pour le projet sont disponibles en interne ou en externe ?

Attention :

• Sélectionner ce qui semble être la meilleure méthodologie ne sera pas utile si la personne responsable a déjà en tête les projets qui seront poursuivis. Un processus de sélection doit donc être développé en lien étroit avec la direction de l’entreprise afin de s'assurer de l'alignement des projets à la stratégie de l'entreprise,
• Ne pas prendre de décision peut également couter cher,
• Réduire d'un certain pourcentage le budget prévu de tous les projets pour passer en dessous du budget global pénalise les sponsors / chefs de projet qui ont correctement estimé leur budget sans les gonfler artificiellement. Il est plus difficile de trancher cas par cas, mais à la fin, le résultat est plus équitable.

Conclusion

Un bon PMO est indispensable pour le bon fonctionnement de la gestion du portefeuille des projets et dans la décision de projets à soutenir dans le cadre du cycle budgétaire annuel. Son rôle transverse permet d'établir des approches de selection et émettre une évaluation sur les projets qui n'auront pas de valeur ajoutée pour les abandonner au profit d’autres projets davantage porteurs pour une entreprise.

Merci à Gérald Mengisen pour cet article.