Contexte
La Direction des Systèmes d’Information du Canton de Vaud gère l’informatique de l’ensemble des collaborateurs de l’Etat. Forte de 450 collaborateurs, elle livre des services à plus de 15 000 utilisateurs, sur 14 000 PCs. Les 60 services de l’Etat et entités partenaires utilisent environ 1 500 logiciels dont 600 sont payants.
La formalisation du processus de gestion des demandes d’achat s’intègre dans le projet de formalisation du processus de gestion des licences logicielles. La DSI souhaite remplacer le modèle de «cartouche» email par un workflow de gestion des demandes d’achat dans EasyVista.
Mission
L’intervention s’est déroulée en plusieurs étapes:
- évaluation/diagnostic des pratiques existantes,
- animation des groupes de travail de définition des spécifications,
- accompagnement du contrôleur de gestion dans le pilotage de la relation avec l’intégrateur,
- soutien du contrôle de gestion et du service achats à la gestion du changement auprès des acteurs.
Enjeux
Transformer un ensemble de pratiques supportées par le service de messagerie en un workflow formalisé et traçable:
- garantir l’application de la directive des compétences administratives et managériales en matière de niveaux de signature et de validation,
- maîtriser la valeur du patrimoine IT (notamment en termes d’engagement et de budget),
- responsabiliser les centres de compétences techniques.
Bénéfices
L’intervention de d²X Expertise a permis de :
- de suivre plus 380 demandes d’achats entre février et octobre 2017 pour une valeur d’engagement de 11 millions CHF,
- d’impliquer l’ensemble des parties prenantes des demandes d’achats de la DSI (logistique, licences, achats, centres de compétences techniques, etc.),
- d’optimiser les activités pour rendre opérationnel le processus dans le contexte de la DSI du canton de Vaud.
Dernières références
